Zakelijke e-mail en bestanden

De woorden waarmee je een brief of een mail begint, zoals 'Geachte mevrouw Jansen' of 'Beste Thomas'.

De aanhef is gauw gekozen: 'Geachte mevrouw Jansen', want de geadresseerde verdient beleefdheid.

De persoon aan wie je de mail stuurt.

De aanhef is gauw gekozen: 'Geachte mevrouw Jansen', want de geadresseerde verdient beleefdheid.

De extra namen die een mail ook meekrijgen, om mee te lezen en om op de hoogte te blijven.

De mail draagt een lange cc-lijst: de hele afdeling kan meelezen.

Een vaste regel van goede manieren in zakelijk contact, zoals een nette openingszin en een groet onderaan.

Zo'n formaliteit hoort erbij, vindt hij.

De keuze van de woorden in een zin: bot of vriendelijk, kort of lang. Hetzelfde idee kan heel verschillend klinken.

In de eerste alinea legt hij het probleem rustig uit, en bij de formulering kiest hij neutrale woorden.

De eerste letters van je naam, snel geschreven op papier. Zo laat je zien: dit heb ik gezien.

Thomas drukt het vel af, Carola zet haar paraaf erop en de map gaat naar de accountant.

De nette woorden onderaan een brief of een mail, bijvoorbeeld 'Met vriendelijke groet'.

Als slotgroet typt hij 'Met vriendelijke groet', met zijn ondertekening eronder.

Je naam onderaan de mail, meestal met je functie erbij. Zo ziet de lezer meteen van wie de mail komt.

Als slotgroet typt hij 'Met vriendelijke groet', met zijn ondertekening eronder.

Zo begin je over iets uit een eerdere mail of een vorig gesprek: de factuur van vorige week, het telefoongesprek van gisteren.

Naar aanleiding van de cijfers van vorige maand wil ze alles nog één keer controleren, want woensdag komt de accountant.

Een beleefde vraag aan iemand die iets voor je kan doen, bijvoorbeeld: 'Kunt u dit vandaag nog nakijken?'

Haar verzoek is kort: wie iets ziet, mailt vandaag nog.

Een bestand dat met een mail meereist, bijvoorbeeld een tabel of een foto. De lezer opent het naast het bericht.

Hij opent de bijlage, een spreadsheet met de gewerkte uren, waarvan elk tabblad één week toont.

Meegeleverd met de mail zelf: het bestand staat onderaan het bericht klaar om te openen.

Aan het slot typt hij een vaste zin: 'Bijgevoegd vindt u mijn eigen versie, maar ook die mist week vijf.'

Een afgeronde tekst met een eigen naam en een vaste plek op de computer: een brief, een rapport, een tabel.

De bestandsnaam zegt 'uren_v2', terwijl zijn eigen document al 'uren_v3' heet.

Het label van een document op de computer, zoals 'uren_v2'. Aan de letters en de cijfers zie je vaak meteen de oudste en de nieuwste versie.

De bestandsnaam zegt 'uren_v2', terwijl zijn eigen document al 'uren_v3' heet.

Een digitaal bestand voor tekst en beeld dat op bijna elke computer hetzelfde oogt.

Eén collega belt, een ander stuurt meteen een pdf met de uren van week vijf.

Een digitaal rekenvel vol rijen en kolommen, bijvoorbeeld voor uren, bedragen of namen.

Hij opent de bijlage, een spreadsheet met de gewerkte uren, waarvan elk tabblad één week toont.

Eén pagina onderin een venster van een programma. Elk onderdeel krijgt zo zijn eigen plek.

Hij opent de bijlage, een spreadsheet met de gewerkte uren, waarvan elk tabblad één week toont.

Eén stap in de groei van een tekst: eerst nummer 2, later nummer 4. Elke grote aanpassing geeft een nieuw nummer.

Al snel zit hij rechtop: deze versie is niet de laatste, de wijziging van week vijf ontbreekt.

Een verandering in een tekst of in cijfers: een woord anders, een getal nieuwer.

Al snel zit hij rechtop: deze versie is niet de laatste, de wijziging van week vijf ontbreekt.

Een extra exemplaar, naast het origineel. Je stuurt het ene weg en bewaart het andere.

Eén klik, en Carola's oorspronkelijke mail wordt met zijn uitleg doorgestuurd naar de hele lijst; een kopie landt in zijn eigen map.

Een gekregen bericht doorgeven aan een volgende lezer, met of zonder eigen tekst erboven.

Eén klik, en Carola's oorspronkelijke mail wordt met zijn uitleg doorgestuurd naar de hele lijst; een kopie landt in zijn eigen map.

Het moment waarop je mail het huis uitgaat: één druk op de knop en het bericht reist naar de lezer.

Om kwart voor elf is de spoedmail klaar voor de verzending.

Een bericht dat je kunt krijgen als iemand je mail opent, als de lezer dat toestaat.

Thomas zet een leesbevestiging aan, want die functie is precies voor dit soort mail gemaakt.

Een bericht met haast, gemarkeerd met een rood vlagje of een uitroepteken zodat het bovenaan in het postvak valt.

Om kwart voor elf is de spoedmail klaar voor de verzending.

Het postvak waar nieuwe berichten binnenkomen tot je ze leest.

Op maandagochtend opent hij zijn mailprogramma: in zijn inbox staat een nieuwe mail van zijn manager Carola Jansen.

De bewaarplek voor oude papieren en bestanden, zodat je ze later nog kunt vinden.

Zelf zoekt Thomas in het digitale archief, om daar tussen honderden mappen de juiste cijfers te vinden.

Iets weghalen van de computer of uit een map. Vaak kun je het nog terughalen uit de prullenbak.

Eén keer wil hij het oude bestand verwijderen, maar daarmee zou hij het bewijs kwijtraken, dus laat hij alles staan.

Een kant-en-klaar model met vaste tekst: je vult alleen de open plekken in, de rest staat al klaar.

Stagiaire Iris stuurt een zipbestand met de hele map van week vijf, inclusief 'uren_v4', netjes volgens het sjabloon van het bureau.

Het programma op je computer of telefoon waarmee je berichten schrijft, verstuurt en bewaart.

Op maandagochtend opent hij zijn mailprogramma: in zijn inbox staat een nieuwe mail van zijn manager Carola Jansen.

Een pakje vol documenten, stevig samengeperst tot één geheel. Handig als je een hele map in één keer wilt meesturen.

Stagiaire Iris stuurt een zipbestand met de hele map van week vijf, inclusief 'uren_v4', netjes volgens het sjabloon van het bureau.